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财务外包


  财务外包 

  财务外包,是近年来在发展较快的,是企业将财务管理过程中的某些事项或流程外包给外部专业机构代为操作和执行的一种财务战略管理模式。财务外包根据其外包形式可分为传统财务外包和现代网络财务外包。
  相关内容
  财务外包在西方发达国家发展较快的一种财务管理模式,美国是最早进行财务外包服务的国家。主要是将整个财务管理活动根据企业的需要分解成若干模块,如总账核算、往来账款管理、工资管理、固定资产管理、系统报表、纳税申报等模块,将这些模块中企业不擅长管理或不具有比较优势 的部分外包给那些在该方面居于行业领先水准的专业机构处理,如将财务资金管理外包给银行等金融机构管理、 将应收帐款外包给收帐公司去管理等。随着经济全球化的到来和互联网技术的高速发展。财务外包领域开始不断的拓展,不仅限于交易管理,还包括了财务分析、风险管理等,逐渐成为了增加企业活力的方式和进行业务转变的战略武器。
  分类:
  传统外包
  传统财务外包主要是将整个财务 管理活动根据企业的需要分解成若干模块,如总帐核算、往来帐款管理、工资核算、固定资产管理 、报表系统、纳税申报等模块, 将这些模块中企业不擅长管理或不具有比较优势的部分外 包给那些在该方面居于行业领先水准的专业机构处理 。如将财务资金管理外包给银行等金融机构管理、将应收帐 款外包给收帐公司去管理等。
  网络外包
  现代网络财务外包是利用提供财务应用服务的网络公司(如ASP,即应用服务提供商)搭建的网络财务应用平台,通过合同或协议的形式,企业将全部或部分财务系统业务外包给服 务商,由服务商通过互联网上的专营网站替代企业执行财务操作流程及财 务信息的生产职能,而分析、决策的职能仍由本单位高层财务管理人员执 行,同时服务商保证财务信息质量并给予必要的咨询和指导的一种财务外 包方式。现代网络财务外包是网络技术普及后传统财务外包发展的高级形 式,各项外包财务职能通过网络技术平台形成有机的逻辑联系,这种方式 还可以实现整体财务职能的外包,而且效率极高。
  外包形式:
  传统财务外包主要是将整个财务管理活动根据企业的需要分解成若干模块
  财务外包,如总帐核算、往来帐款管理、工资核算、固定资产管理、报表系统、纳税申报等模块,将这些模块中企业不擅长管理或不具有比较优势的部分外包给那些在该方面居于行业领先水准的专业机构处理。如将财务资金管理外包给银行等金融机构管理、将应收帐款外包给收帐公司去管理等。
  现代网络财务外包是利用提供财务应用服务的网络公司(如ASP,即应用服务提供商)搭建的网络财务应用平台,通过合同或协议的形式,企业将全部或部分财务系统业务外包给服务商,由服务商通过互联网上的专营网站替代企业执行财务操作流程及财务信息的生产职能,而分析、决策的职能仍由本单位高层财务管理人员执行,同时服务商保证财务信息质量并给予必要的咨询和指导的一种财务外包方式。现代网络财务外包是网络技术普及后传统财务外包发展的高级形式,各项外包财务职能通过网络技术平台形成有机的逻辑联系,这种方式还可以实现整体财务职能的外包,而且效率极高。
  工资外包
  这样可以很好地解决员工工资保密性问题。所有的信息都在服务商那里,企业内部员工无法打听。员工的工资外包是国外最受欢迎的财务外包形式,在美国有五分之一的企业把员工的工资、福利待遇等外包。
  税务外包 引
  国内企业在税务方面对政府依赖性强, 国内的税务制度十分复杂,合规性要求很高,一旦违规将支付很高的成本。企业难以在内部找到足够精通税务的员工,所以国内企业税务外包机会很多。国外企业在进行经济交易之前,都以税务优先,需要咨询税务顾问,还经常请税务顾问对公司财务进行健康检查以降低成本。
  财务报告外包
  中国的企业在经营管理过程中需要受到许多主管部门或市场监管部门的监督,监督的主要形式是对财务报告进行审查,而且公司还要将财务报告提供给各种类型的利益关系人。财务报告是否满足各主体的要求,是否符合会计制度和准则的规定,对企业的发展至关重要。因此,企业可以选择专业服务机构来编制财务报告。
  差旅费和招待费外包
  对于企业而言,差旅费和招待费不是小问题,往往占了费用的相当大比例。而且,这两种费用的控制比较复杂和繁琐,企业往往是鞭长莫及,是违规违纪多发地段。要想管理好,需要大量的专业人员和十分具体和详细的制度。例如,什么级别的员工出差住什么标准的房间,乘坐什么类别和级别的交通工具,什么级别的员工有多大的招待费金额及授权等等。这些制度均需要详细规定并定期监督检查执行情况,给企业管理带来很大的复杂性和内耗。因此,将差旅费和招待费外包给专业化的服务商,可以及时反馈费用支出信息,帮助企业监控费用预算执行情况,外部监管部门也比较能够认可支出的合法合规性。而且,这些服务商往往与酒店和交通部门采取业务协作的方式,还可以取得较好地价格折扣,降低差旅费和招待费支出。
  应收帐款外包
  应收帐款对企业特别是商业流通性企业的财务管理十分重要,如果因管理不善而出现大量拖欠,会给公司造成资金紧张、坏帐损失等不良后果,严重的甚至会撼动公司的财务基础。应收帐款核算、分析及管理需要耗费大量的时间和人力,而且需要的专业化管理能力较高。所以,应收帐款外包可以解决公司自身管理能力不足的问题,提高资金运转效率,具有较大的市场前景。
  由此可见,企业不仅可以将工资、报告、应收帐款等外包,还可以委托外部专业公司设置财务制度和纳税咨询、编制工程预算决算和单位审计任务等等。财务外包的内容可以是一个部门,也可以是一项业务,甚至是一项具体的财务职能。
  基本原则:
  在决定把应收账款、薪酬管理或其他财务方面的业务外包出去之前,先仔细地考虑一下,从长远的角度来说,这样做的效果是否比在企业内部自己处理更好。企业可以参考以下的指导原则:
  正确选择
  只有当出现迫切的理由时,企业才应该考虑进行业务外包。而且,企业
  必须能够确定,从长期来讲,将这些业务外包的效果要比自行处理更好。
  合适伙伴
  在选择外包合作伙伴的时候,企业应该重点寻找的服务商,必须是那些对其业务有所了解,并且能够提供适当水平的服务的公司。和其他规模相近、情况类似,并且曾经和外包服务商打过交道的企业进行交流,会是一个帮助你掌握情况的好办法。虽然节省成本是进行外包的一个主要目的,但是如果采用价低者得的方式则不会有什么好的收效。这样做通常会使企业陷入被拖欠付款的境地,因为服务商的成本使得它们的服务无法及时跟进。
  制定指标
  管理者一旦确定了要外包的业务类型和具体内容,下一步就是拟订一份合同或服务协议,具体阐明合作关系中双方的责任和义务,以及用于评估这一关系的相关指标。对大多数企业来说,最困难的就是如何在把成本进行具体细分和制定令人头痛的绩效评估标准之间取得平衡。要找到一个平衡点,企业必须找出绩效的5个最主要的动因,并且为每个动因制定5项评估指标。这些指标不能是主观的,而且不能被任意解释。它们必须能够被清楚地量化,而且具有客观性,比如说完成一项交易所需要的时间,或者是交易成本。
  一旦指标被确立,在外包合作关系开始之前,企业就应该给每项指标制定相应的绩效标杆,也可以使用最佳实践的数据作为提高绩效的指引。
  保障过渡
  在整个的外包过程中,最大的挑战可能就是如何在保持业务的正常运作不受过多影响的前提下,使这个外包业务能够顺利过渡。要做到这一点,企业就必须考虑专门为此设立一个项目办公室,由首席财务官或其他有着重大影响力的企业成员发起并主导这一过程。
  决定能否顺利过渡的另外一个环节是沟通和人员管理的问题。让企业里的每个人都知道你在做什么,为什么要这么做,外包的合作伙伴是谁,以及这个决定会起到什么样的效果。这些对于确立起员工对这一过程和外包决策的信心和鼓舞士气是非常重要的,同样,它们对于争取员工在过渡时期和建立良好外包合作关系上的配合也是很重要的。如果有人会因此丢了饭碗(或者认为会因此而丢饭碗),那么企业可能就要提供额外的奖金来留住核心人员。
  避免对外包商的过分依赖
  企业通过财务外包的方法来摆脱财务管理失控的局面,获得较高品质的专业服务,可以说已经得到了广泛的认可。但是,企业很可能会因为长期依赖外部条件,形成永久性弱视,从而丧失自身财务在计划制定和决策支持方面的能力。随着企业的发展壮大,业务量达到一定程度时,企业要有意识地摆脱对财务外包的过分依赖。在外部咨询力量的帮助下,建立健全自己的财务组织和财务流程,否则将难以适应物流、应收账款和现金流管理日益增长的压力。只有这样才能让财务外包真正成为公司进一步发展的战略资源。
  财务外包主要优点
  1.降低企业资本性支出和费用成本
  据IBM的全球财务总监(CFO)调查显示:信息化、外包和共享服务是现代企业三种最有效削减成本的途径。随着现代财务管理的规范化和电算化的发展,企业必须购买相应的财务软硬件设备,而这些设备设施的购买成本非常昂贵。
  财务外包后,首先,企业不需要为完成一些财务职能而购建相应的软硬件设备,这样可以减少一次性资本支出,节省软件调试费用。
  其次,财务外包使企业避免系统运行所需的日常维护成本和系统的升
  财务外包级成本,不会被财务软件和硬件系统的日常维护工作困扰,从而真正将资源投放在提高企业管理水平及发展企业自身的核心竞争力上来。而且,财务外包可根据实际使用外包服务的情况逐期发生运营费用,均衡了企业的运营费用。
  财务外包将企业业务繁杂、价值含量小的环节或者企业并不擅长的环节进行外包,可以削减开支,而且能通过外包商获得的规模效应从而享受极低的外包成本。
  最后,财务外包降低了人工成本。企业财务外包避免了维护财务管理应用系统雇佣的IT人员和从事外包环节的财务人员的成本,尤其是IT人员,其成本往往高于企业整体人员的成本水平。不仅如此,财务外包还可以减少大量的附加成本,包括休假、福利、加班费等。从国外企业外包的实践来看,外包能够大幅降低企业成本。
  2.改善企业管理质量,提高工作合规性,增强财务透明度
  财务中的某些流程外包,必然会给管理者节省一些时间,管理者可以利用这些时间去关注企业的主营业务,提高管理质量。而且,财务外包打破了财务管理的空间、时间界限,实现财务工作的在线办公,大大提高了工作效率,准确及时的财务信息可以使企业决策更加科学,更为迅速地应对市场的变化。
  3.突出主营业务,接触新管理理念的便捷途径
  财务外包属于一种商业手段,目标是要实现内外部最优资源的整合,提升企业竞争力。随着市场经济的发展,在追求价值最大化的驱动下,企业间的竞争也日益增强,促使企业努力提高各方面的比较优势,以便在竞争中获胜。作为一个企业,资金、人员等方面的资源具有一定的限制,提高管理不可能面面俱到,主辅不分。这就使企业不得不将有限的精力专注于自己的核心领域,集中发展和管理核心部门,突出主营业务优势,占据更大的市场份额。财务外包一方面可以突出企业的主业,另一方面可以借用外部机构的专业优势来实现和挖掘外包流程的增值潜力。
  财务外包服务商的性质和使命决定了它一般是市场上同类业务的领先者,具有先进的管理理念和技术手段。财务外包不仅使企业获得高质量的服务效果,而且可以使企业的相关人员接触该行业的先进财务管理方法,这对企业人员是一种最直接的培训和技术转移。而且外包服务商还可以给企业提供先进的技术帮助,帮助企业改善管理水平。如工资发放业务,美国的普华永道事务所就会给公司提供比较深入的计划,在不影响员工士气的情况下,安排福利的标准、人员的调拨以及帮助员工迅速适应当地环境等。通过他们的服务,企业借鉴并采用了一些先进的管理方式,受益匪浅。
  4.更好地管理人力资源
  财务外包不仅能够降低成本,而且有利于人事管理。由于财务部门的特殊性,许多岗位不能兼职,只能分设,如出纳不能兼会计档案管理工作等;财务部门为了防范风险,还需定期进行岗位轮换或强制休假;财务软件运行和维护也需要一定数量的IT人员。因此,一般企业的财务部门人员较多。人员越多,人际关系越复杂,越不利于人事管理。外包后,不仅可以减少大量的相关业务人员;而且也避免了由于员工的工作情绪、伤病事假而引起的人员更换带来的工作不连贯,消除了人事经理甚至总经理为管理这些人员花费的时间和精力,他们可以利用这些时间更好地协调、管理现有的人力资源管理工作。
  服务流程
  准备程序
  1.与潜在客户沟通,了解客户合作意向。
  2.为了更周到地为客户提供良好的服务,深入了解客户公司以下内容:公司成立的时间、所属行业、营业收入状况、主要流转税为增值税的,是增值税一般纳税人还是小规模纳税人,或营业税的纳税人。企业所得税是查账征收还是核定征收。公司是外资、中外合资、内资等。公司的员工人数。
  3.报价。根据第二条了解客户情况后,结合公司的服务定价政策,初步向客户提供报价。
  4.登记客户意向表。
  5.跟踪客户至少3次,并与客户达成或上门作进一步沟通计划。
  签订协议
  1.与客户达成合作意向后,就客户提出的服务开始日期、服务期限、服务内容、服务价格等初步协议转交客户。
  2.若与客户达成一致意见,则签订服务协议,否则将服务条款修改后直到客户满意后签订最终协议。
  执行协议
  1.财务顾问与客户相关人员初步确定第一次服务前的工作准备。服务前的准备工作具体内容如下:
  (1)确定客户专职或兼职出纳人员。
  (2)财务顾问指导出纳建立内部管理用现金与银行存款日记账。
  (3)指导客户日常资金暂支单和费用报销单等单据的填制和办理工作。
  (4)要求客户提供:营业执照与税务登记证复印件,税务局批准的税种及税率表复印件。
  (5)要求客户提供客户单位所属税务局地址、税务专管员姓名及联系方式。
  (6)客户出纳人员每月25日将费用报销单、暂支单、发票、银行往来收据、工资及社保金明细表、原材料、半成品、产成品、库存商品等出入库单、购销发票、经济合同等资料快递锐卓公司指定的财务顾问。
  2.做账。每月25日至30日财务顾问整理发票并及时做账。做账过程中,对不确定的问题如发票等资料短缺或内容不清楚的问题及时与客户方沟通。
  3.报税。每月1号至10号填制税务报表资料并指导客户出纳划转税款。
  4.需到客户税务局国、地税报税的,由财务顾问或客户出纳上门报税。实行网上申报的,进行网上申报。
  5.财务顾问将税单、财务报表、纳税申报表、记账凭证等资料快递给客户公司。
  6.财务顾问就税务局提出的问题及最新财税政策及时反馈给客户。
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